如何给word批量填写人名？学会这些方法就够了

公司要制作一大批员工合同，或者需要给客户发送个性化的邀请函，光是往文档里填写姓名和基本信息就让人头大？一个个复制粘贴不仅耗时耗力，还特别容易出错，弄混了信息更是尴尬。其实，这种重复性高、容易疲劳的操作，是可以通过一些简单的方法实现自动化的。不管是人事、行政还是销售岗位的朋友，掌握Word自动填写功能都能极大提升效率，让你把宝贵的时间用在更重要的事情上。

方法一：使用「汇帮文件批量生成器」自动填写姓名

软件名称：汇帮文件批量生成器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/1Qv2ohGF9bFs

这是一种特别适合不熟悉编程的朋友的方法，全程可视化操作，就像“傻瓜相机”一样好用。你不需要懂代码，只要按照指引点击几下，就能批量生成带有所需姓名的Word文档。

步骤说明：

1. 准备好两个文件：一个是空的Word模板文档，另一个是存有所有姓名和对应信息的Excel表格。这两个是自动填充的基础，缺一不可。

2. 整理Excel数据：打开你的Excel文件，确保第一列是生成Word文档时的文件名（比如“张三_合同.docx”），从第二列开始才是需要填入Word的具体信息，比如姓名、部门、职位等。注意：每个列的表头（比如“姓名”、“工号”）一定要用大括号{}包起来，例如{姓名}，{工号}。这样软件才能识别。

3. 设置Word模板：在Word里，在你希望显示姓名、工号等变化信息的位置，直接输入对应Excel中的列标题，同样用大括号括起来。比如，在合同“姓名”后面的空白处，你输入{姓名}；在“工号”后输入{工号}。

4. 下载并安装软件：在电脑浏览器里搜索“汇帮文件批量生成器”，找一个安全可靠的来源下载，然后像安装普通软件一样把它装好。完成之后打开软件。

5. 导入Excel数据：进入软件后，选择“模版创建”功能，点击“导入Excel”按钮，找到你刚才整理好的Excel文件并导入。

6. 选择文件类型：在软件界面中找到“文件类型”选项，选择“Word”格式。

7. 导入Word模板：点击“选择模版”按钮，把你事先设置好的Word模板文件上传到软件里。

8. 检查参数映射：这时软件通常会显示识别出的字段参数，如{姓名}、{部门}等，检查一遍确保没有错漏。

9. 设置输出位置：选择一个文件夹，用来存放最终生成的所有Word文档。最好新建一个空文件夹，避免文件混乱。

10. 开始执行：一切就绪后，点击“立即执行”按钮，软件就会开始自动处理。

完成后，去你刚设置的输出文件夹里看一看，每个文档都已经整整齐齐填好了对应信息！

方法二：利用Python小工具实现Excel到Word的自动转换

如果你对技术比较感兴趣，或者希望更灵活地控制整个过程，可以尝试这个基于Python的方法。不需要你从头写代码，一般这类工具已经打包好了，双击就能运行。

步骤说明：

1. 放置Excel数据文件：首先，把包含姓名等信息的Excel文件放到一个指定文件夹里，通常这个文件夹名称是“原始数据”或者“输入数据”。放的时候注意路径不能有中文或特殊符号，避免程序读取出错。

2. 准备Word模板：同样需要一个预先设计好的Word模板，内容和格式调整到位，标记好需要填充数据的位置（一般也是用{}标记字段）。把这个模板放在工具指定的位置。

3. 运行转换工具：找到名为“Excel转word”的程序文件（通常是一个.exe可执行文件），直接双击运行。期间你可能会看到一个黑色窗口显示执行进度，不用紧张，这是程序在后台处理数据。

4. 获取生成结果：等到界面提示“执行完成”后，关闭程序。然后打开指定的“生成文档”文件夹（或类似名称），里面就是生成好的所有Word文件。最好随机打开几个检查一下，确保姓名、数据填充正确，格式也没有乱掉。

最后我想说，学会让工具为我们工作，而不是被重复劳动绑架，是现代职场人非常重要的能力。也许第一次设置需要花点时间，但一旦流程跑通，以后类似的工作都能一键搞定。省下来的时间，喝杯咖啡、学点新东西，不是更香吗？希望这篇文章能真的帮到你，如果你在操作中遇到问题，也欢迎随时来找我交流！

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