还在为Excel文件过大无法发送而烦恼？教你7招轻松搞定

精心做好的Excel表格，准备用邮件发给同事或客户，结果系统提示“附件过大，发送失败”。那种感觉，真是又急又恼。尤其是当表格里插入了不少高清图片、图表，文件体积动不动就几十兆，而邮箱附件限制往往只有10M甚至更小。一个个去手动压缩图片？太麻烦，也太浪费时间了。别担心，这篇文章就是来给你排忧解难的。我将为你详细介绍几种行之有效的Excel文件压缩方法，从利用专业压缩软件到挖掘Office自身潜能，甚至精细调整图片设置，总有一款适合你。我们会把每个步骤都掰开揉碎了讲清楚，保证你看完就能上手操作，轻松把臃肿的Excel文件“瘦身”成功，让文件传输和存储再也不卡壳。本文超过2000字，干货满满，建议先收藏再慢慢看。

方法一：终极简化法 —— 另存为更精简的格式

如果对高级格式没有要求，这是最简单粗暴也最有效的方法之一。

1. 在Excel中，点击“文件”->“另存为”。

2. 在保存类型中，不要选择默认的“.xlsx”，而是尝试选择更老的格式，比如“Excel 97-2003 工作簿 (.xls)”。这个格式不支持一些最新特性，但兼容性极好，且文件通常会小很多。

3. 或者，如果表格纯粹是数据，没有任何格式和图片，可以考虑另存为“CSV (逗号分隔) (.csv)”格式。这个格式体积最小，但会丢失所有格式、公式和多工作表，只剩纯文本数据，使用前务必确认需求。

方法二：专业工具高效处理 —— ”超级压缩器”

软件名称：汇帮超级压缩器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/2NRKUn0jsI9J

1. 打开软件，主界面一目了然。你会看到“PDF压缩”、“Word压缩”、“PPT压缩”等好几个选项。没错，咱们要处理Excel，就直接点击那个“Excel压缩”的按钮。

2. 接下来，把需要“瘦身”的文件加进来。有两个傻瓜式的方法：要么，直接用鼠标把你电脑里的Excel文件拖拽到这个软件窗口里；要么，点击窗口左上角的“添加文件”按钮，然后像平常一样去文件夹里点选。放心，这两个方法都支持一次性添加好几个文件，批量处理特别方便。

3. 文件添加好后，列表里会显示每个文件原来的大小。这时候，注意看旁边通常有个“压缩设置”或“输出质量”的选项。你可以拖动滑块或选择预设的档次（比如“标准压缩”、“清晰优先”、“极限压缩”）。记住一个原则：这里设定的质量数值越低，最终生成的文件体积就越小。你可以根据对文件清晰度的要求来灵活调整。

4. 然后，得想想压缩好的文件存到哪儿。找到“输出路径”或“保存到”的设置，点击“浏览”，选一个你容易找到的文件夹。这样就不会压缩完找不着文件了。

5. 最后，点击那个大大的“开始压缩”或“立即压缩”按钮。稍等片刻，进度条跑完就搞定了。软件通常不会动你的原始文件，所以你可以放心地去你刚设置的输出文件夹里，找到那个新鲜出炉的、体积小了很多的新Excel文件，检查一下效果。

方法三：釜底抽薪 —— 将数据与视觉分离

这是一个思路上的转变，特别适合文件核心是数据，图片只是辅助说明的情况。

1. 将Excel文件里的重要图片单独另存出来。在图片上右键，选择“另存为图片”，存到同一个文件夹里。

2. 在Excel中，将这些已经另存的高清大图删除。如果需要示意，可以插入一个小尺寸的缩略图，或者干脆用文字描述（如“参见‘产品图1.jpg’”）。

3. 最后，将“瘦身”后的纯数据Excel文件和那个存放图片的文件夹，一起打包成一个压缩包（如ZIP或RAR格式）。这样，你发送的压缩包总体积可能变化不大，但核心的Excel文件本身已经变得非常小巧，便于快速打开和编辑。接收方解压后也能获得全部材料。

方法四：挖掘办公软件自身潜力 —— 使用WPS Office的“文件瘦身”

如果你平时就用WPS Office，那恭喜你，这个宝藏功能可别浪费了。它集成在软件内部，用起来无缝衔接。

1. 首先，用WPS Office打开那个你觉得太沉的Excel文件。

2. 看软件左上角，有个“文件”菜单，点开它。在下拉列表里找一找，你会发现一个叫“文件瘦身”或者“文档瘦身”的功能，点击它。

3. 这时会弹出一个设置窗口。里面可能会有一些选项，比如“压缩文档内图片”、“删除冗余信息”等等。你可以根据提示勾选需要的项目。有些版本还能让你选择压缩的强度。

4. 设置好之后，点击“开始瘦身”或“立即瘦身”。WPS会在后台处理，速度很快。

方法五：针对性强力优化 —— 压缩Excel内嵌的图片

以微软Office Excel为例：

1. 在Excel里，按住键盘上的Ctrl键，然后用鼠标逐个点击你想要压缩的图片，把它们全部选中。如果想压缩所有图片，可以按Ctrl+A全选，但要注意别选到其他对象。

2. 选中图片后，顶部菜单栏会出现一个“图片格式”的选项卡（有时候也叫“图片工具-格式”），点击它。

3. 在这个选项卡的功能区里，仔细找找，有一个“压缩图片”的按钮，点击它。

4. 会弹出一个小对话框。这里有个关键选项：“仅应用于此图片”。如果你只选了部分图片，并且只想压缩这部分，就勾选它；如果你想压缩文档里的所有图片，就不要勾选。

5. 接着，点击“选项…”或类似按钮（不同版本位置可能略有不同），进入更详细的设置。这里，强烈建议你把“保存时自动执行基本压缩”和“删除图片的剪裁区域”这两个选项勾上。然后，下面的“目标输出”分辨率，就是决定压缩力度的关键了。比如，如果你只是用于屏幕阅读和邮件发送，选择“网页(150 ppi)”或“电子邮件(96 ppi)”就完全足够了，能大幅减小体积。选好后，点击“确定”。

6. 最后，别忘了保存文件（建议使用“另存为”），你的图片压缩设置就生效了。

方法六：老牌压缩利器 —— 使用NxPowerLite

这是一个在国外口碑很好的老牌文件优化工具，对Office文件的支持非常专业。

1. 先在官网下载并安装好NxPowerLite软件，然后打开它。

2. 它的界面通常很简洁。点击“添加”或“添加文件”按钮，从你的电脑里找到那个需要压缩的Excel文件。

3. 添加文件后，在压缩前可以进行一些设置。找到“压缩级别”或类似选项，一般有“标准”和“高强度”等模式。“标准”模式在压缩率和质量之间平衡较好；“高强度”则压缩得更狠，体积更小，但可能会对质量有细微影响。根据你的需要选一个。

4. 点击“优化”或“开始”按钮，软件就会自动工作了。完成后，它会提示你，你可以在它默认的输出目录（或者你指定的位置）找到优化后的文件。

方法七：清理隐藏的“垃圾” —— 删除多余的工作表和单元格格式

这个方法容易被忽略，但有时效果显著。Excel文件里可能藏着一些你看不见的“负担”。

1. 检查工作表数量：看看表格底部的工作表标签，是不是有一些完全空白或者已经没用的隐藏工作表？右键点击这些工作表的标签，选择“删除”。每多一个工作表，文件就会大一点。

2. 清理“最后单元格”：有时候，你实际使用的区域可能只有A1到F100，但Excel可能“认为”你用到了几千行几万列之外。按下 `Ctrl + End` 键，光标会跳转到它认为的“最后使用的单元格”。如果这个位置远超出你的实际数据范围，就说明存在大量空白但被格式化的区域。

3. 清除这些多余格式：滚动到你的实际数据末尾之后，选中第一个空白行（比如第101行），然后按 `Ctrl + Shift + 向下箭头` 选中所有下面的行，右键点击行号，选择“删除”。对列也进行类似操作。最后，保存文件。这个操作能有效“修剪”文件尺寸。

希望这篇超详细的教程能真正帮你摆脱大文件带来的困扰。以后遇到Excel文件太大发不出去，别再焦虑了，翻出这篇文章，挑个合适的方法试试看吧。如果觉得有用，不妨分享给同样被这个问题困扰的同事朋友们。祝你工作更顺畅，效率翻倍！

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