Excel文件怎么变PDF？这5个快捷技巧分享

在日常办公和学习中，Excel表格和PDF格式的转换简直是家常便饭！无论是要把Excel里的数据分析报告分享给别人（避免格式错乱），还是需要把PDF里的表格数据提取到Excel里编辑，掌握Excel转PDF的技巧都能让工作效率翻倍。但很多小伙伴面对各种转换工具和方法时，常常不知道该选哪种更方便。别着急，今天就给大家整理了5个亲测好用的Excel转PDF方法，从软件操作到系统自带功能，总有一款适合你，新手也能轻松上手！

一、用「汇帮PDF转换器」快速批量转换（适合大量文件）

软件名称：汇帮PDF转换器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/Lfk5KXGSo9wC

具体步骤：

1. 打开软件：双击桌面上的「汇帮PDF转换器」图标启动程序，界面简洁明了，一眼就能找到需要的功能区。

2. 选择功能：在首页左侧找到「Excel文件操作」选项，点击进入后会看到“Excel转PDF”“Excel转Word”等功能，直接选中“Excel转PDF”。

3. 添加文件：点击界面中间的“添加文件”按钮，会弹出文件浏览窗口，你可以按住Ctrl键多选多个Excel文件，也能直接把文件拖到软件窗口里，批量转换超方便！

4. 设置保存位置：在界面下方有个“输出目录”的设置栏，点击“浏览”选择你想把PDF文件存到哪个文件夹，比如桌面或“我的文档”里。

5. 开始转换：确认所有设置无误后，点击右下角的“开始转换”按钮，软件会自动处理文件，进度条走完后就完成啦！

6. 查看结果：转换完成后，系统会弹出提示“转换成功”，你直接去刚才设置的输出目录里找PDF文件，双击就能打开查看效果。

二、用Excel自带“另存为”功能（适合单文件快速转换）

具体步骤：

1. 打开Excel文件：先把需要转换的Excel表格打开，确保所有数据和格式都调整好了。

2. 点击“文件”菜单：在Excel界面左上角找到“文件”选项，点击后会出现文件操作的下拉菜单。

3. 选择“另存为”：在左侧菜单里找到“另存为”选项（不同版本的Excel位置可能略有不同，但基本都在菜单上方），点击进入保存界面。

4. 选择保存位置：在弹出的“另存为”窗口里，先选好你要把PDF文件存在哪里，比如桌面的“我的Excel文件”文件夹。

5. 选PDF格式：在“保存类型”下拉菜单里，找到“PDF”选项并点击选中，这样文件类型就会自动变成PDF格式了。

6. 点击“保存”：确认文件名无误后，直接点击“保存”按钮，Excel会自动把表格转换成PDF格式，整个过程几秒钟就完成！

三、用虚拟打印法（适合所有Excel版本，跨系统通用）

Windows系统操作：

1. 调出打印界面：打开Excel文件后，按快捷键“Ctrl+P”直接调出打印设置窗口，或者点击左上角“文件”→“打印”。

2. 选择打印机：在“打印机”列表里找到“Microsoft Print to PDF”（这是系统自带的虚拟打印机，专门用来生成PDF），选中它。

3. 确认打印设置：可以在“页面设置”里调整纸张方向、页边距等，确保PDF格式和Excel表格一致。

4. 开始打印成PDF：点击右下角的“打印”按钮，系统会弹出“另存为”对话框，你只需选择保存位置和文件名，点击“保存”即可生成PDF。

Mac系统操作：

1. 打开打印窗口：在Excel里点击左上角“文件”→“打印”，或者按“Command+P”快捷键。

2. 选择“存储为PDF”：在打印窗口底部找到“PDF”按钮（在打印机设置下方），点击后选择“存储为PDF”。

3. 设置保存信息：系统会弹出“存储为PDF”对话框，输入文件名、选择保存位置，点击“存储”就搞定了！

四、用UPDF快速拖拽转换（适合文件预览后转换）

具体步骤：

1. 并打开UPDF：击图标打开后，界面是干净的白色背景，右侧有工具栏。

2. 拖拽文件到软件：直接把Excel文件从文件夹里拖到UPDF的操作窗口里，或者点击“打开文件”按钮选择Excel文件，UPDF会自动识别并转换为PDF格式。

3. 检查格式：转换完成后，你可以在UPDF里直接查看转换后的PDF效果，比如表格的边框、文字对齐方式、图片位置等，确保没有错误。

4. 保存PDF文件：点击右侧工具栏的“保存”按钮（就是那个像软盘的图标），或者按快捷键“Ctrl+S”，系统会弹出“另存为”窗口，确认格式是PDF后，直接点击“保存”即可。

五、用Excel「打印-导出PDF」功能（适合格式调整需求高的表格）

具体步骤：

1. 进入打印设置：点击Excel左上角“文件”→“打印”，或者按“Ctrl+P”调出打印预览窗口。

2. 选择打印范围：在“页面设置”里可以调整打印范围（比如只打印某几页）、纸张方向（横向/纵向），确保表格在PDF里显示完整。

3. 导出为PDF：在打印预览窗口的左下角，找到“导出为PDF”按钮（不同版本可能位置不同，比如Mac版是“存储为PDF”），点击后选择保存位置和文件名。

4. 确认并保存：系统会自动生成PDF文件，直接在目标文件夹里找到它，打开就能看到带有你设置格式的PDF文件了。

六、总结与小技巧

以上5个方法各有优势：汇帮PDF转换器适合批量处理，Excel自带功能适合单文件快速转换，虚拟打印法适合跨系统操作，UPDF适合预览检查，而打印导出功能则适合格式调整需求高的情况。

小提示：

- 如果需要转换多个Excel文件，优先选汇帮PDF转换器或虚拟打印法，效率更高；

- 转换后一定要检查PDF文件里的表格是否完整，尤其是合并单元格、图片、公式等内容是否显示正常；

- 如果Excel文件较大（超过10MB），建议用软件转换，系统自带的“另存为”可能会卡顿或出错。

现在就动手试试吧！无论是要把工作表格转换成PDF分享给同事，还是把Excel数据导入到PDF里做展示，这些方法都能帮你轻松搞定。如果还有其他问题，欢迎在评论区留言交流哦！

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