想让Excel文件不再臃肿？试试这5个小妙招，让你轻松释放存储空间，关键数据一点不丢

我猜，点开这篇文章的你，此刻可能正对着一份发不出去的Excel文件发愁呢。那个熟悉的场景又来了：报告做好了，数据整理齐了，就差临门一脚发送出去，结果邮箱给你当头一棒。限制10M还算好的，有些公司内部系统甚至只允许2M的附件，一张稍大的截图就超标了。

你可能试过一些笨办法，比如把图片另存出来，用画图工具调低质量，再重新插回去……光是想想这个流程，就已经开始头疼了，更别提如果文件里有几十张图片该怎么办。效率，就在这种重复劳动中流失了。

所以，今天这篇教程要解决的，就是你眼前的这个具体痛点：如何快速、有效、且尽可能无损地压缩Excel文件，让它顺利通过附件大小的关卡，同时保证核心数据和图片的可读性不受太大影响。 我们不只讲一个工具，因为不同人的需求不一样。有时候你手边没有安装新软件的权限，有时候你需要批量处理上百个文件，有时候你只想对当前文件做一次快速“瘦身”。我会把这些场景都覆盖到，给你一个工具箱，让你自己根据情况挑最称手的那件家伙。

方法一：用“汇帮超级压缩器”进行专业压缩

软件名称：汇帮超级压缩器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/2NRKUn0jsI9J

步骤1：找到对的入口

打开软件后，主界面会整齐地排列着几个核心功能，比如“PDF压缩”、“Word压缩”等等。咱们这次的目标是Excel，所以，眼睛直接找到并点击那个“Excel压缩”的按钮。点进去，就来到了专门处理表格的战场。

步骤2：把你的文件“放”进去

添加文件的方式很灵活，有两种，你怎么方便怎么来。

第一种，直接“拖拽”。用鼠标按住电脑里那个胖乎乎的Excel文件，把它拖到软件窗口里，松手就行。

第二种，点击“添加文件”按钮。在软件左上角或中间显眼位置找找，点击它，然后就像平时打开文件一样，从你的文件夹里把它选中。

对了，这两种方法都支持一次性添加多个文件，如果你有一堆表格要处理，完全可以一起扔进去，省时省力。

步骤3：定个压缩的“尺度”

文件添加成功后，列表里会显示它的名字和“原始大小”。这时候，关键的操作来了：设置“压缩质量”。旁边通常会有一个滑动条或者输入框，上面的数字越小（比如从100调到70），意味着压缩力度越大，生成的文件也就越小。你可以根据需求来调，如果怕图片糊得太厉害，就别调太低。

步骤4：选个存放结果的“新家”

压缩好的文件得有个去处。在“输出目录”或“保存到”这个选项里，点击“浏览”或者直接输入路径，指定一个你容易找到的文件夹。别压缩完了满世界找不着。

步骤5：一键启动，等待完成

前面都设置妥了，就大胆点击那个最醒目的“开始压缩”或“立即压缩”按钮吧。进度条会跑起来，稍等片刻。

处理完成后，软件通常会提示你。这时，直接去你刚才设定的那个“新家”文件夹里，就能找到瘦身成功的文件了。原文件还会好端端地待在老地方，不用担心。

方法二：使用“优灵解压缩”工具

步骤1：启动压缩功能

打开软件后，在功能菜单或主页寻找“文档压缩”或类似的分类，然后在其中选择“Excel压缩”这个子项。

步骤2：导入目标文件

点击“添加文件”或中间的“+”号区域，从电脑目录中选中你需要处理的Excel文件。

步骤3：设定压缩偏好

在文件列表下方或侧边，找到“压缩设置”或“压缩模式”。这里可能会有“清晰优先”、“大小优先”等几个预设模式供你选择，根据你对文件大小的要求来定。

步骤4：执行并完成

确认设置无误后，点击“开始压缩”。等进度条走满，去你设置的输出路径查看结果就行。

方法三：尝试NxPowerLite桌面版

这是一款在海外比较流行的文件优化工具，对Office系列支持不错。

步骤1：安装并打开

先在官网下载安装好软件，然后启动它。主界面通常很简洁。

步骤2：添加Excel文件

点击界面上的“添加”或“Add Files”按钮，把你觉得体积太大的那个表格文件选进来。

步骤3：调整压缩级别

在压缩前，看看有没有“设置”选项。里面一般有“标准压缩”和“高强度压缩”的区别。标准压缩基本保真，高强度则压得更小，但可能对画质有细微影响，按需选择。

步骤4：启动优化过程

点击“优化”或“开始”按钮，软件就会自动工作。完成后，它会告诉你节省了多少空间，压缩后的文件通常保存在原文件同目录，或者你指定的位置。

方法四：从Excel内部压缩图片（原生方法）

如果问题主要出在图片上，而且你不想安装任何新软件，这个方法最直接。注意，这个操作是在Excel软件内部完成的。

步骤1：选中所有“元凶”

打开你的Excel文件，按住键盘上的Ctrl键不放，然后用鼠标依次点击所有你想压缩的图片。如果图片太多，也可以点击一张图片后，按Ctrl+A试试能否全选。

步骤2：召唤图片工具

选中图片后，Excel顶部菜单栏应该会出现一个“图片工具”或“图片格式”的选项卡，点击它。

步骤3：找到压缩命令

在这个选项卡的功能区里，仔细找一个叫“压缩图片”的按钮，点击它。

步骤4：进行关键设置

会弹出一个对话框。这里，建议你把“删除图片的剪裁区域”这个选项勾上（意思是只保留你实际看到的部分，剪掉隐藏的边角）。更重要的是下面“分辨率”的选择，比如你可以选“网页/屏幕”或“电子邮件”，这能显著减小体积。如果不想每次手动压缩，还可以勾选“保存时自动执行基本压缩”。

步骤5：确认并保存

设置好后，点击“确定”。最后，别忘了保存这个Excel文件（Ctrl+S），压缩效果才会真正生效。

方法五：用WPS Office的“文件瘦身”

如果你平时就用WPS，那这个内置功能太方便了，几步就能搞定。

步骤1：用WPS打开文件

直接用WPS Office打开那个需要压缩的Excel文件。

步骤2：找到瘦身入口

点击左上角的“文件”菜单，在下拉列表中寻找“文件瘦身”这个功能项。

步骤3：选择并开始

功能页面打开后，你可以看到它主要针对图片、字体等对象进行优化。通常有一些选项可以勾选，保持默认或按需调整，然后点击“开始瘦身”按钮。等一会儿，WPS会帮你处理好并保存。

上文中你介绍了这么多方法，从专业软件到内置功能，再到一些格式转换和清理的偏方，基本把压缩Excel的路径都覆盖全了。

至关重要的注意事项（务必看看）：

1. 先备份，再操作：这是铁律！尤其是使用软件压缩或进行格式转换前，一定先把原始文件复制一份存好。防止压缩效果不理想，或者操作失误，导致原始数据受损。

2. 压缩与质量的平衡：几乎所有压缩方法，尤其是调整图片质量时，都是在文件大小和视觉清晰度之间做权衡。压缩比设得越高，图片可能越模糊。对于包含重要图表、需要打印的文件，建议不要压缩得太狠，可以先拿一份副本测试一下效果。

3. 注意文件格式的兼容性：像.xlsb这种二进制格式，虽然又小又快，但如果你需要把文件发给使用非常老旧Office版本（比如2003以前）的人，可能会遇到打不开的情况。在发送前，最好确认一下对方的软件环境。

4. 内部清理要小心：使用“清除格式”功能时，一定要准确选中目标区域。如果不小心全选清除了，可能会把你精心设置的表格样式、字体颜色等一并抹掉，补救起来麻烦。

5. 软件来源要正规：如果需要下载文中提到的第三方软件，请务必通过官方网站或可信的应用商店获取，避免安装到带有恶意插件的版本。

希望这份详细的指南能真正帮你解决实际问题。下次再遇到“附件太大”的提示，你就可以从容地打开这篇文章，像点菜一样，选一个最适合当下情况的方法去搞定它。工作效率，就是在解决这些小麻烦的过程中，一点一点提升上去的。祝你使用顺利！

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