告别臃肿表格！6个方法轻松压缩Excel文件大小，有效缩减容量，数据一点不丢

在动手压缩之前，咱们先花一分钟搞懂原因，这样后面操作起来更有数。Excel文件变大，八成逃不开下面这几个“罪魁祸首”：

1. 图片和图表：这是头号“胖子”。你直接复制粘贴进去的高清图片、做的复杂图表，都会让体积暴涨。

2. 用不到的格式：比如整张表都刷了颜色、设置了特殊边框，或者有大量隐藏的行列、单元格。

3. “历史记录”没清：Excel会记住你的操作步骤，或者一些看不见的对象，这些垃圾数据悄悄占着地方。

4. 文件本身老了：如果是`.xls`格式的老文件，换成新的`.xlsx`格式，通常就能瘦身不少。

明白了吧？咱们的压缩，主要就是跟这些“赘肉”过不去。下面我介绍的几种方法，侧重点各有不同，你可以根据情况选着用。

方法一：专业选手上场，用“汇帮超级压缩器”一步到位

软件名称：汇帮超级压缩器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/2NRKUn0jsI9J

步骤详解：

1. 打开软件，找准功能。

运行软件后，主界面一目了然。你会看到“PDF压缩”、“Word压缩”、“PPT压缩”等好几个按钮。咱们要压缩Excel，就直接点击那个“Excel压缩”。点进去，就是专属的操作区域了。

2. 把文件“扔”进去。

添加文件的方式特别灵活。我最喜欢用拖拽：直接把电脑里那个“胖乎乎”的Excel文件，用鼠标拖到软件窗口里，松手就行。当然，你也可以点击窗口里的“添加文件”按钮，然后去文件夹里慢慢选。这两种方法都支持一次性添加多个文件，批量处理，效率更高。

3. 看看“体检报告”，调调设置。

文件添加成功后，软件会贴心地显示出文件的原始大小，让你心里有数。旁边通常有个压缩质量的选项，比如一个滑动条或者输入框。这里你记住一个原则：数字调得越小，压缩后的文件体积就越小，但相应的，图片清晰度可能会有一点点损失。对于普通的办公表格，调到70%-80%就非常好了，肉眼几乎看不出差别，体积却能小一大半。

4. 选个“新家”存放。

压缩好的文件放哪儿？你得指定一下。找到“输出目录”或“保存到”这样的设置，点击“浏览”，选一个你容易找到的文件夹。我建议你新建一个叫“已压缩文件”的文件夹，这样以后好管理。

5. 一键启动，等着就行。

前面都设置好了，就点击那个醒目的“开始压缩”或“立即压缩”按钮。然后嘛，去倒杯水，活动下肩膀，软件自己就在后台忙活了。它处理的时候，完全不会动你的原始文件，放心。

6. 验收成果。

压缩完成后，软件会有提示。你直接去刚才设置好的输出文件夹里找，压缩版的新文件就在那儿了。对比一下前后大小，你会很有成就感的。

方法二：巧用WPS Office，不用额外装软件

步骤详解：

1. 用WPS打开文件。

找到那个需要压缩的Excel文件，右键选择“用WPS Office打开”。

2. 找到“瘦身”菜单。

文件打开后，别急着看内容。看左上角，点击 【文件】 菜单。

3. 启动瘦身功能。

在【文件】菜单弹出的下拉列表里，仔细找找，有一个功能叫 【文件瘦身】。点击它。

4. 确认并开始。

点击后，会弹出一个对话框，里面有一些选项，比如是否压缩图片、是否清理缓存数据等。一般保持默认设置就很好。然后，果断点击那个 【开始瘦身】 按钮。稍等片刻，WPS就会帮你把文件优化好，并自动保存。你只需要看看保存后的文件大小，是不是苗条多了？

方法三：试试在线压缩工具“优灵解压缩”

步骤详解：

1. 访问网站，选择功能。

在浏览器里打开“优灵解压缩”的网站页面。在它的功能列表里，找到并选择 “Excel压缩” 这个选项。

2. 上传你的文件。

点击“选择文件”或“上传”按钮，从你的电脑里选中那个需要处理的Excel文件，上传到网站。这个过程和上传附件差不多。

3. 设定压缩强度。

文件上传后，网站通常会提供几种 “压缩模式” 让你选，比如“普通压缩”、“强力压缩”。根据你对文件清晰度的要求选一个。如果不太确定，选“普通”模式比较稳妥。

4. 下达压缩指令。

模式选好了，就点击 “开始压缩” 或类似的按钮。网站服务器会开始处理你的文件。

5. 下载成果。

压缩完成后，页面会提供下载链接。点击它，把瘦身成功的新文件保存到你的电脑上就行。

方法四：借助专业工具NxPowerLite

步骤详解：

1. 安装并启动。

先在官网下载NxPowerLite软件，安装好。然后打开它，你会看到一个很简洁的主界面。

2. 导入目标文件。

点击界面上的 “添加文件” 按钮，在弹出的窗口里，找到并选中你想压缩的Excel文件，可以多选。

3. 配置压缩选项。

添加文件后，在设置或选项区域，你会看到 “压缩级别” 的选择。一般有“标准”和“高强度”等。如果你希望尽可能保持原样，选“标准”；如果文件实在太大，优先考虑缩小体积，可以试试“高强度”。

4. 执行压缩。

设置完毕，点击 “开始压缩” 按钮。软件会开始工作，并显示进度。完成后，它会告诉你输出文件保存在哪里，通常是原文件所在的文件夹，但会生成一个新文件。

方法五：手动清理，给Excel做“内部减肥”

步骤详解：

1. 另存为新格式。

用Excel或WPS打开文件，点击【文件】->【另存为】。在保存类型里，选择 “Excel工作簿 (*.xlsx)”。

2. 检查并删除多余对象。

按快捷键 `Ctrl+G`，打开“定位”对话框，点击“定位条件”，然后选择 “对象”，点击“确定”。这样，表格里所有的图片、图形等都会被选中。检查一下，有没有没用的，按Delete键删除。

3. 清理单元格格式。

选中那些没有数据但设置了格式的行或列（比如整列都填充了颜色），右键，选择“清除内容”里的 “清除格式”。这能去掉不少“隐形脂肪”。

方法六：终极瘦身——选择性粘贴为值

步骤详解：

1. 全选并复制。

打开文件，按 `Ctrl+A` 全选整个工作表，然后按 `Ctrl+C` 复制。

2. 新建一个工作表。

在同一个工作簿里，新建一个空白的工作表。

3. 选择性粘贴。

点击新建表的第一个单元格，在【开始】选项卡下，找到“粘贴”按钮，点击下面的小箭头，选择 “选择性粘贴”。

4. 选择粘贴为数值。

在弹出的对话框中，选择 “数值”，然后点击“确定”。这样，所有的公式结果都会变成静态的数字，公式和外部链接就被去掉了，文件自然会变小。

好了，一口气给你介绍了这么多种方法，总结一下核心思路：对付图片多导致的“胖”，用专业压缩工具调图片质量最有效；如果是文件格式旧、垃圾数据多，转换格式和手动清理立竿见影；公式多的表格，试试粘贴为值。多管齐下，效果最好。

最后，几个重要的提醒，你一定要放在心上：

1. 备份！备份！备份！ 在压缩任何重要文件之前，一定要先复制一份原文件存好。这是最重要的安全底线，防止操作失误导致文件损坏。

2. 注意清晰度平衡。 调整压缩质量时，别一味追求最小体积。如果表格里的图片需要打印或高清展示，适当保留高一点的质量。

3. 敏感文件慎用在线工具。 涉及公司机密或个人敏感信息的文件，尽量不要使用在线上传的压缩工具，以防信息泄露。优先使用本地安装的软件。

4. 先“诊断”再“下药”。 压缩前，先用前面提到的方法想想文件为什么大，针对主要原因选择方法，事半功倍。

希望这篇教程能真正帮到你。以后工作中再遇到Excel文件“超重”的尴尬，你就能从容应对，快速解决。如果觉得有用，不妨把这些方法收藏起来，或者分享给同样被这个问题困扰的同事朋友。祝你工作更高效，心情更轻松！

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