Excel文件太大怎么办？7个日常操作帮你轻松缩小体积又不丢失内容

你是不是也遇到过这种尴尬？精心做好的Excel表格，准备用邮件发出去，结果系统提示“附件过大，发送失败”。一看文件大小，好家伙，几十兆甚至上百兆。尤其是里面插了各种高清图片、图表的时候，文件体积更是膨胀得吓人。邮箱附件通常限制在10M以内，有些公司邮箱甚至卡在2M，这简直让人头疼。一张张去压缩图片？太费时间了，而且容易出错。别急，这篇文章就是来给你排忧解难的。我会跟你分享几种特别实在的方法，帮你把大块头的Excel文件“瘦身”成功。

方法一：用好软件自带功能，给图片“瘦身”

操作步骤：

1. 打开你的Excel文件，按住键盘上的Ctrl键，用鼠标一个一个点选，把所有需要处理的图片都选中。如果图片太多，你也可以直接按 `Ctrl+A` 全选工作表内容，但注意别选到其他不需要的对象。

2. 看软件顶部的菜单栏，选中图片后，一般会出现一个“图片格式”的选项卡。点它。

3. 在这个选项卡里，找到“调整”功能组，里面有个“压缩图片”的按钮，点一下。

4. 会弹出一个小窗口。这里有个关键选项，叫“仅应用于此图片”。如果你只压缩选中的这几张，就勾上它；如果你想压缩文件里所有的图片，就别勾。

5. 下面更重要的来了，“分辨率”这里。通常你会看到“打印”、“屏幕”、“电子邮件”等选项。听我的，选“电子邮件”这一项。它的分辨率最低，但用来在电脑屏幕上看，完全足够了，而且压缩效果最明显。

6. 最后，再看下面一点，有两个小选项：“删除图片的剪裁区域”和“保存时自动执行基本压缩”。建议你都打上勾。前者能扔掉你裁剪图片时隐藏掉的部分，后者能让这个设置以后都生效。都弄好了，点“确定”。

就这么几步，保存一下文件，再看看大小，是不是惊喜？这个方法特别适合图片不多、临时需要发送的情况。

方法二：请出专业帮手——“汇帮超级压缩器”

软件名称：汇帮超级压缩器

下载地址：https://www.huibang168.com/download/2NRKUn0jsI9J

详细操作指南：

1. 启动与选择：先把软件打开。主界面清清爽爽，一眼就能看到“PDF压缩”、“Word压缩”、“PPT压缩”等好几个图标。咱们要压缩Excel，就直接用鼠标点一下那个“Excel压缩”的图标。

2. 添加文件：现在来到了Excel压缩的专属页面。怎么把文件放进来呢？有两种懒人办法。第一种，直接打开文件所在的文件夹，用鼠标左键按住你的Excel文件，把它拖拽到这个软件的窗口里，松手就行。第二种，点击窗口左上角那个醒目的“添加文件”或者“添加文件夹”按钮，然后像平常一样，去电脑里找到你的文件，选中，打开。这两种方法都支持一次性添加好多文件，特别省事。

3. 设置参数：文件添加进来后，列表里会显示每个文件的名字和原始大小。接下来是关键设置。找到“压缩设置”或“输出质量”这样的滑动条或输入框。你可以拖动滑杆，或者直接输入一个百分比数字。这里有个小窍门：数值设得越低，文件压得就越小，但理论上清晰度也会略有下降。不过对于Excel里的文字和普通图表来说，调到70%-80%左右，视觉上几乎没差别，但体积能小很多。你可以先拿一个文件试试水。

4. 选好保存位置：压缩好的文件放哪儿呢？看看“输出路径”或“保存到”这个选项。默认一般是存在原文件夹或者桌面。你可以点后面的“浏览”按钮，自己指定一个容易找到的文件夹，比如在桌面新建一个叫“已压缩文件”的文件夹。

5. 一键压缩：所有设置都检查好了，就点击那个大大的“开始压缩”按钮。软件就开始干活了，你会看到一个进度条。稍等一会儿，提示“压缩完成”后，你就可以去刚才设置好的那个文件夹里，找到瘦身成功的新文件了。原来的大文件还完好无损地待在老地方，一点没受影响。

方法三：试试在线压缩工具，免安装更灵活

我来补充这个方法的步骤：

1. 寻找可靠网站：用浏览器搜索“在线Excel压缩”之类的关键词。会出来很多结果，尽量选择那些评价好、界面正规的网站。注意，上传文件前，最好看看网站的隐私条款，确保文件安全。

2. 上传文件：进入选好的网站后，页面中央通常有个很大的“上传文件”或“选择文件”按钮。点它，从你的电脑里选中那个“胖胖”的Excel文件。有些网站也支持拖拽上传，和上面说的软件操作一样。

3. 选择压缩强度：文件上传后，网站一般会提供几个压缩等级让你选，比如“轻度压缩”、“强力压缩”或“自定义质量”。对于初次尝试，我建议选“标准”或“中等”强度，在体积和清晰度之间找个平衡点。

4. 启动并下载：点击“开始压缩”或类似的按钮。网站会在后台处理，这个过程取决于文件大小和网速，需要耐心等个十几秒到一分钟。处理完成后，页面会刷新，出现一个“下载”链接。点击它，就能把压缩后的文件保存到你的电脑上了。

5. 重要提示：使用在线工具，一定要记住，处理完立刻下载，并关闭网页。尽量不要在网站上保留你的文件，特别是涉及敏感数据的表格。

方法四：用WPS Office的“文件瘦身”功能

详细步骤走一个：

1. 用WPS打开那个需要减肥的Excel文件。

2. 看软件左上角，有个“文件”菜单，点一下。在弹出的菜单里，别急着找保存，往下看，找到一个叫“文件瘦身”的功能，点击它。

3. 这时会弹出一个专门的瘦身窗口。里面列出了可以清理的项目，比如“未使用的区域”、“缓存图像”，当然最重要的就是“压缩内嵌图片”。你可以根据情况勾选。它通常会给出预估的瘦身空间，很直观。

4. 选好以后，直接点“开始瘦身”按钮。WPS会自动处理，完成后会告诉你节省了多少空间。最后记得保存文件。

方法五：探索专业桌面软件——以NxPowerLite为例

操作流程如下：

1. 安装与启动：从官网下载并安装好NxPowerLite这类软件。打开它，主界面通常很简洁。

2. 添加文件或文件夹：点击“添加”或“Add Files”按钮，你可以选择单个Excel文件，或者更省事地，直接添加整个包含多个Excel文件的文件夹，进行批量处理。

3. 配置压缩选项：在压缩前，找到“设置”或“Options”。里面会有压缩级别，例如“标准(Standard)”和“最大压缩(Maximum)”。标准模式在质量和体积上平衡较好；最大压缩则追求极限体积，适合对清晰度要求不极高的场景。还可以设置是否保留原始文件等。

4. 执行压缩：设置妥当后，点击“优化”或“Start”按钮。软件会开始工作，并显示进度。完成后，你可以直接在软件里打开输出目录查看结果，对比压缩前后的大小，效果通常非常显著。

方法六：从源头下手——优化Excel制作习惯

你可以这么做：

1. 插入图片前先处理：别直接把手机拍的原图（动不动好几MB）拖进Excel。先用微信（对，就是微信）发到电脑上，它会自动压缩；或者用系统自带的“画图”工具打开，调整一下大小再另存，图片体积能小很多。

2. 慎用“嵌入”对象：尽量避免在Excel里嵌入整个Word文档、PDF或其他大型对象。如果必须引用，考虑用链接的方式，或者将内容转化为图片（经过压缩的图片）。

3. 清理“垃圾”区域：有时候，你不小心在很远的位置（比如第10000行）点了一下或者格式刷了一下，Excel会认为这些区域都是已使用的，导致文件虚胖。按 `Ctrl+End` 跳到真正有内容的最后单元格，把后面空行空列彻底删除，然后保存。

方法七：终极一招——另存为二进制工作簿

步骤超简单：

1. 打开你的Excel文件。

2. 点击“文件” -> “另存为”。

3. 在保存类型里，使劲往下拉，找到一个叫“Excel二进制工作簿(*.xlsb)”的格式，选中它。

4. 点击保存。

这个格式的压缩效率非常高，尤其适合包含大量公式和数据的文件，体积能小很多，而且打开速度更快。唯一的“缺点”是，扩展名变成了.xlsb，但所有功能和数据都不会丢失，Excel完全能正常打开。

从最简单的利用Excel自带功能压缩图片，到使用“汇帮超级压缩器”这类专业工具进行深度处理，再到WPS的便捷瘦身、在线工具的灵活运用，以及NxPowerLite这样的专业软件，最后还分享了从源头优化和另存为二进制格式的妙招。基本上，无论你遇到哪种情况，手里有什么工具，都能找到对应的解决方案了。

希望这篇长长的教程能真正帮到你。下次再遇到“附件过大”的提示时，你大可以从容一笑，然后从这些方法里挑一个最顺手的，三下五除二解决问题。工作嘛，就是要想办法把这些小麻烦都摆平，让自己更轻松。如果还有其他办公软件上的难题，随时可以再来聊聊。祝你工作顺利，发送文件永远畅通无阻！

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